شعبة التسجيل والوثائق

أ- نبذة مختصرة عن تشكيل شعبة التسجيل والوثائق:

تتجسد رسالة شعبة التسجيل والوثائق في تحقيق الأهداف العامة للكلية ومتطلبات تطوير العملية التعليمية بما يتلائم مع تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات العليا، إلى جانب حرص الشعبة على التوجيه والإشراف بكل ما يتعلق بالقضايا الطلابية.

الرسالة:

تتجسد رسالة شعبة التسجيل والوثائق في تحقيق الأهداف العامة للكلية ومتطلبات تطوير العملية التعليمية بما يتلائم مع تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات العليا، إلى جانب حرص الشعبة على التوجيه والإشراف بكل ما يتعلق بالقضايا الطلابية.

الرؤية:

تعمل الشعبة على أن تكون حلقة وصل بين الطالب والعمادة بهدف مساعدة الطلبة على مواصلة تعليمهم وإيجاد الحلول لمشكلاتهم في كافة المجالات، وتعمل الشعبة على تقديم العديد من الخدمات والتسهيلات المتعلقة بتسجيل الطالب واحتضانه من لحظة قدومه للكلية وحتى مغادرته لها متخرجاً.

الأهداف:

1. مساعدة الطلبة ومعالجة حالاتهم الدراسية وفق الضوابط والتعليمات الوزارية.
2. تبسيط إجراءات شؤون الطلبة واعتماد الوسائل التقنية الحديثة في إجراءات قبولهم وتسجيلهم في الكلية لتحقيق التميز في العمل وضمان جودة الأداء.
3. متابعة شؤون الخريجين وتسهيل متطلبات نجاحهم في الحياة العملية وإعداد قاعدة بيانات للخريجين وإدامة التواصل معهم.

ب - مهام كادر شعبة التسجيل والوثائق:

أ. مهام إدارية:

1. متابعة البريد (الكتب الوزارية، بريد رئيس الجامعة، بريد العميد، بريد معاون العميد للشؤون العلمية والطلبة).
2. الأرشيف والأرشيف الإلكتروني للطلبة.
3. الصادرة والواردة.
4. متابعة الكتب الخاصة بصحة الصدور.
5. إصدار أوامر التدريب الصيفي لطلبة المرحلة الثانية.
6. إصدار أوامر اختيار ممثل المرحلة.
7. متابعة الشؤون الطلابية (شكاوى الطلبة).
8. تبليغ ممثلي الطلبة بالغيابات الصادرة من الفروع المعنية (5%، 7%، 10%).
9. إصدار أوامر الرسوب بالغياب وأوامر إلغاء الرسوب في حال موافقة مجلس الكلية على رفع نسبة الغياب إلى 15%.
10. إصدار أوامر تخفيض الأجور للطلبة المقبولين على قناة التعليم الحكومي الخاص الصباحي والدولي.
11. متابعة الأوامر الجامعية وإصدار الأوامر الإدارية الخاصة بتسلسلات الخريجين للدورين الأول والثاني.
12. متابعة كتب التأييد الخاصة بالخريجين المقبولين بالدراسة في (المجلس العربي أو المجلس العراقي للاختصاصات الطبية).
13. متابعة كتب التأييد الخاصة بالخريجين المرسلة للجامعة لتزويدهم بكتاب تأييد باللغة الإنكليزية معنون إلى منظمات عالمية.
14. متابعة صحة صدور معادلة الشهادة للمقبولين من خارج العراق.
15. متابعة صحة صدور الشهادة للطلبة المقبولين من خارج العراق.
16. إعداد جداول الفصلين الأول والثاني.
17. إعداد جداول التدريب السريري للمرحلة السادسة.
18. إعداد جداول الطلبة المكملين للمرحلة السادسة.
19. إعداد إحصائية بالطلبة الراسبين والمحملين لجميع المراحل.
20. إعداد إحصائية بالطلبة (المؤجلين، المعدل ترشيحهم، الملغى قبولهم، تحسين معدل).
21. إعداد إحصائية بالطلبة المنقولين والمستضافين من والى الكلية.
22. إعداد إحصائية بالطلبة المرقنة قيودهم والملغى ترقين قيدهم.
23. إعداد إحصائية بالطلبة الراسبين بالـ (الغياب، الغش).
24. إعداد إحصائية الرقم الجامعي والبريد الإلكتروني (Gmail) لكل طالب.
25. إعداد إحصائية بأبناء الأساتذة والطالب الأعسر.
26. إعداد إحصائية (بقياس الصدريات) لطلبة المرحلة الأولى الخاصة بحفل الرداء الأبيض.
27. إعداد إحصائية بالطاقة الاستيعابية للقاعات الدراسية.
28. إعداد السيرة الدراسية للطلبة والسقف الزمني للدراسة.
29. إعداد برنامج إلكتروني لاحتساب نسب الغيابات للطلبة (5%، 7%، 10%).
30. إدخال جميع المعلومات الخاصة بالإحصاء الجامعي لطلبة الدراسات الأولية والخريجين.
31. إعلان (الجداول، أسماء الطلبة، الطلبة الراسبين والمحملين ونتائج الطلبة والاعتراضات لجميع المراحل) على الموقع الإلكتروني الخاص بالطلبة.
32. توزيع اللوكرات للطلبة واستلام اللوكرات من الطلبة المتخرجين.
33. إصدار الأوامر الإدارية بالطلبة الغائبين بالامتحانات النهائية للدورين الأول والثاني.
34. تدقيق وثائق طلبة القبول المركزي.
35. متابعة الموقع الإلكتروني لهيئة التقاعد العامة.
36. براءة الذمة للطلبة.
37. ترميز الطلبة (Code number).
38. حفظ البريد الإلكتروني للطلبة.

ب. القبول والتسجيل:

1. قبول الطلبة لجميع القنوات (المركزي، الموهوبين، المسرعين، ذوي ضحايا العمليات الحربية والأخطاء العسكرية والعمليات الإرهابية، ضحايا النظام البائد، ذوي شهداء الحشد الشعبي).
2. قبول طلبة التعليم الحكومي الخاص الصباحي.
3. قبول طلبة التعليم الحكومي الخاص الصباحي الدولي.
4. قبول طلبة تعديل الترشيح.
5. متابعة الأوامر الجامعية وإصدار الأوامر الإدارية بالطلبة المقبولين.

ج. الوثائق:

1. إصدار الشهادات الجدارية.
2. إصدار الوثائق باللغة العربية والإنكليزية.
3. إصدار المفردات الدراسية من دون كشف الدرجات.

د. قبول طلبة النقل والاستضافة:

1. قبول طلبة النقل والاستضافة (المقبولين بموافقة اللجنة الخاصة بالنقل والاستضافة) ورقياً وإلكترونياً.
2. متابعة كافة الأوامر المتعلقة بطلبة النقل والاستضافة (ملف الطالب ودرجاته).
3. تحضير كل الأوليات الخاصة بطلبة المقاصة وإرسالها إلى المسؤول عن المقاصة العلمية وبعدها توقيع الطلبة على التعهد الخاص بها وإرسال نسخة منها إلى اللجنة الامتحانية.
4. إعداد إحصائية بأسماء طلبة المقاصة العلمية لكل سنة دراسية.
5. إعداد تعهدات خاصة بالطلبة المنقولين (تعهد بالموافقة على النزول إلى مرحلة أدنى في حال المطالبة بأكثر من مادتين دراسيتين أساسيتين بعد إجراء المقاصة العلمية، تعهد بعدم المطالبة بالسكن بالأقسام الداخلية، تعهد بترقين القيد في حال الإخفاق بالأربع محاولات امتحانية بالمواد المطالب بها بعد إجراء المقاصة العلمية).
6. متابعة الأوامر الجامعية الخاصة بالنقل والاستضافة وإصدار الأوامر الإدارية الخاصة بهم.

هـ. متابعة الخريجين:

1. متابعة تعيين الطلبة في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
2. متابعة تكريم الأوائل.
3. متابعة كافة الأوامر المتعلقة بالطلبة الأوائل.
4. متابعة صحة صدور الوثائق الخاصة بالخريجين.
5. متابعة الخريجين المقبولين خارج العراق.
6. تزويد الخريجين بتأييد بالمواد والمناهج الخاصة بالمقبولين خارج العراق.
7. متابعة الخريجين المقبولين خارج العراق بالموقع الخاص بمنظمة ECFMG.
8. إجراء استبيان للطلبة حول المناهج وتدريس الأساتذة.

و. قطع وصولات الطلبة:

1. قطع وصولات كتب التأييد.
2. قطع وصولات تأييدات التخرج.
3. قطع وصولات الاعتراض.